Rezervační systém pro hotel a penzion: od sešitu k channel manageru

Co je rezervační systém pro hotel a proč sešit brzy nestačí

Rezervační systém pro hotel je nástroj, který drží přehled o volných a obsazených pokojích, přijímá objednávky a v ideálním případě je i účtuje. Jde v podstatě o rezervační systém ubytování obecně - stejný problém řeší penzion, apartmány i menší hotel. Sešit u recepce nebo excelová tabulka tuhle práci na začátku zvládnou - dokud rezervace chodí jedním kanálem a je jich pár týdně. Problém přijde s růstem: dva lidé zapisují do stejného sešitu, telefonát přijde ve chvíli, kdy je recepční na obědě, a e-mailová rezervace z večera se zapíše až druhý den ráno. Výsledkem je dvojitá rezervace, omluvný e-mail hostovi a ztracená noc, kterou jste mohli prodat.

Při nasazování chatbotů na weby menších ubytování vídáme skoro vždy stejný vzorec: majitel penzionu si dřív nebo později uvědomí, že ruční zápis stojí víc času než peněz ušetřených za software. Otázka pak není „potřebuji rezervační systém", ale „jak velký".

Tři vývojové stupně správy rezervací

Malá ubytování prochází podobným vývojem, jen různě rychle. Zjednodušeně jde o tři stupně, které na sebe navazují a nemusíte je přeskakovat.

• Sešit nebo tabulka - ruční zápis, funguje jen do pár rezervací týdně a jednoho kanálu prodeje.
• Online kalendář obsazenosti s rezervačním formulářem nebo chatbotem na webu - host si vybere termín sám, systém hlídá kapacitu, majitel dostane přehled na jednom místě.
• Channel manager napojený na OTA portály - kalendář se v reálném čase synchronizuje mezi vlastním webem a všemi portály, kde pokoje nabízíte.

Kdy stačí kalendář obsazenosti a rezervace přímo v chatu

Pokud máte penzion nebo malý hotel do zhruba deseti pokojů a většinu rezervací řešíte přímo přes vlastní web nebo jeden dva portály, plnohodnotný channel manager je zbytečná investice. Vystačíte s online kalendářem obsazenosti, který zobrazuje volné termíny a umí je rovnou blokovat. Rozdíl proti sešitu je zásadní: host si termín vybere sám, kdykoli ve dne v noci, a vy nemusíte odpovídat na dotazy typu „máte volno o víkendu" ručně.

Dotazio na tomto stupni nabízí konkrétní řešení pro gastro provozy a menší ubytování: chatbot na webu umí rezervaci pokoje přijmout přímo v konverzaci, propojený s kalendářem obsazenosti a exportem přes iCal, kterým sladíte dostupnost s jedním či dvěma OTA portály. Pro penzion s pěti šesti pokoji a přímým prodejem přes web je to obvykle přesně tolik, kolik potřebuje - bez měsíčního poplatku za channel manager, který by z valné části zůstal nevyužitý.

Kdy se vyplatí channel manager a napojení na OTA portály

Channel manager dává smysl ve chvíli, kdy prodáváte přes tři a víc kanálů současně - vlastní web, Booking.com, Airbnb, Expedia, případně regionální portály. Bez centrální synchronizace musíte po každé rezervaci ručně zavřít termín na všech ostatních místech, a to je přesně situace, kde vzniká overbooking: host si rezervuje pokoj na Booking.com ve chvíli, kdy ho o pět minut dřív někdo jiný koupil přes Airbnb, a vy o kolizi zjistíte, až když se oba ozvou.

V praxi funguje jako centrální mozek nad všemi kanály: jakmile se pokoj prodá kdekoli, systém během vteřin uzavře stejný termín i na ostatních portálech. Pro hotely s desítkami pokojů a víc než dvěma prodejními kanály je to prakticky nutná investice - ruční hlídání kapacity v takovém rozsahu dřív nebo později selže.

Srovnání: sešit, kalendář s chatbotem a channel manager

Kolik berou OTA portály na provizích a jak snížit závislost

Provize patří k hlavním důvodům, proč hotely a penziony postupně tlačí na přímé rezervace přes vlastní web. Portály jako Booking.com nebo Expedia si běžně účtují provizi v řádu patnácti až dvaceti procent z ceny pobytu, u Airbnb je model jiný a poplatek se dělí mezi hostitele a hosta v nižších jednotkách procent. Přesná sazba se liší podle smlouvy a regionu, ale řád je dlouhodobě známý a veřejně publikovaný na stránkách jednotlivých portálů.

OTA portály mají smysl jako doplněk - přivedou hosty, kteří by vás jinak nenašli. Rezervace penzion přímo přes vlastní web ale žádnou provizi nestojí, jen náklady na rezervační systém samotný. Kalendář obsazenosti propojený s chatbotem na webu proto dlouhodobě šetří víc, než kolik stojí, protože každá rezervace, kterou přesměrujete z portálu na svůj web, znamená o patnáct až dvacet procent vyšší marži.

Jak probíhá přechod na nový rezervační systém krok za krokem

Přechod ze sešitu nebo starého systému bývá největší obavou majitelů - obávají se ztráty historických rezervací a chaosu v přechodném období. V praxi jde o čtyři kroky, které lze zvládnout během jednoho dvou týdnů.

1. Vyexportujte budoucí rezervace ze starého systému nebo je ručně přepište z kalendáře - historie zrušených a proběhlých pobytů se obvykle nepřenáší, stačí archivovat.
2. Nastavte nový kalendář obsazenosti a naimportujte aktuální i budoucí rezervace, ať systém od prvního dne zobrazuje skutečnou dostupnost.
3. Propojte kalendář s OTA portály přes iCal nebo channel manager, aby se dostupnost synchronizovala automaticky a ne ručně.
4. Souběžně provozujte starý a nový systém po dobu jednoho dvou týdnů a porovnávejte, než starý úplně vypnete - předejdete tak dírám v datech.